新型コロナ感染症に対策における総会の書面議決について

最近多いご相談の中に「新型コロナ感染症に対策における総会の開催」があります。
書面（メール等の電磁的方法含む）を使った方法が以下のように2つあります。
①通常の総会を開催し議決に関して委任状の他に「書面議決書」を取り入れたもの
②通常の総会ではなく、「みなし総会（※1）」を行うもの
（※1）NPO法第14条の９第１項関係に基づく 総会をあったものとみなす手続き

このページでは①の『通常の総会を開催し、 議決に関して委任状の他に「書面議決書」を取り入れたもの』についてお知らせいたします。
※②については少し複雑になる為、必要な方はアミルまでご相談ください

【 書面表決・表決委任 について】
特定非営利活動促進法（以下，「法」という。）第14条の7により，社員総会に出席しない社員は，書面で，又は代理人によって表決をすることができます。また，定款で定めることにより，書面による表決に代えて，電磁的方法（電子メール等）により表決することもできます。
ただし，これは特定の日時・場所等において社員総会が開催されることが前提の手法であるため，招集を行う理事長等をはじめ，最低限の社員が実際に一堂に会されることが求められます。

①についての進め方と参考データを紹介させていただきます。
【 進め方 】
1.総会の案内・総会資料と併せて、「委任状・書面議決書」を配布する
2.社員から委任状もしくは書面議決書を提出してもらう
3.集めた書面議決書を役員等で集計する
4.社員総会の案内通りに、総会を開催する
　4-1.総会では通常通り、議長や議事録署名人を選出
　4-2.各審議事項に関して、委任状及び議決書を含め審議する
　4-3.通常通り閉会
5.総会の結果を作成し社員に配布する

進め方にある資料を下記に記載しました。クリックしてダウンロードください。
・案内書
・委任状・書面議決書
・議決の結果の案内

※社員の方へ配布する議案資料に併せて、別途説明資料もあるとスムーズに取りまとめが進むと思います。